三元食品协同焕发老国企新活力
洪蕾
搭建信息化建设快车，每个行业都有自己的方式方法。以奶业为核心的三元食品从自身经营和业务特点出发，结合当前信息化建设现状和信息化战略规划，成功搭建了集团一体化协同办公平台，帮助企业应对管理难题，提升集中管控能力。
炼内功促管理
三元食品（全称北京三元食品股份有限公司）前身是成立于 1956 年的北京市牛奶总站，1968 年更名为北京市牛奶公司，2001年改制成为北京三元食品股份有限公司。
目前，三元食品已在内蒙古海拉尔市、河北迁安、石家庄、天津静海、广西柳州等地设立生产基地，旗下产品涵盖屋型包装鲜奶系列、超高温灭菌奶系列、酸奶系列、袋装鲜奶系列及各种乳饮料、冷食、宫廷乳制品等百余品种，销售网络覆盖北京各城区、郊县及全国50多个省、市。
随着三元食品经营规模日趋扩大，企业内部管理成本不断增加，对业务管控要求也在提升。
当下，对于三元管理团队而言，如何探寻出一条适合自身发展的“内功”修炼之道，显得尤为重要。
而搭建一套协同办公平台系统，对生产经营中的方方面面进行规范管理、理顺流程，提高沟通效率，同时加强风险控制，及时发现、规避业务风险，则成为三元食品提升企业协同管理水平修炼内功的重中之重。
为此，三元食品开始思考如何通过引入先进的信息化技术实现业务升级，为解决企业面临的难题提供有效解决途径。
结合现状，三元食品管理层明确了系统建设需求，即建设一个全面、严谨、快速响应、稳定、移动的平台。据三元食品信息部经理张铁军介绍，全面的平台是指可以支撑全公司所有办公、进行多组织管理的基础平台；严谨的平台是指将制度和流程进行电子化；快速响应的平台指的是可灵活适应制度及业务的变化；稳定则强调了该平台保证公司正常业务的进行的重要性；移动的平台则可保证企业可以远程进行批复。
流程驱动管理
三元食品信息部经理张铁军表示：“我们经过甄选评估，选择IBM的智慧协作平台，主要基于三方面考虑：第一，它的技术成熟；第二，其易用性和开发性能够满足我们的需求；第三，合作团队须具有丰富的项目经验，而 IBM 恰好能够符合我们的需求。”
据介绍，该协同平台可无缝整合即时通信、邮件、办公系统，员工日常业务可在一个平台上完成，并通过与其他应用软件的整合，解决信息孤岛问题。此外，该平台还可提供多层级的安全解决方案，为系统保驾护航。据了解，该系统平台计划在三元总部、液态奶事业部、技术中心、工业园、送户事业部、干酪事业部、华东事业部等多个组织进行实施，内容涵盖企业管理多项业务流程，如个人事务类、行政办公、公文管理、财务流程管控、企业信息发布管理、企业知识管理等。
根据实际管理需求，三元食品决定启用公文管理、行政办公、会议管理、参观管理、员工培训管理、合同管理、财务管理、供应链管理、项目管理、促销等市场活动管理、知识档案、报表查询、手机签核等模块，并对请示、参观、会议、合同管理、财务管理等模块进行重点深入的应用。
易于开发是关键
一般而言，协同管理是从办公系统演变而来的，属于典型的管理支撑系统，必须自上而下地强力推进。而等大家逐渐熟悉系统后，就会出现一些诸如一些诸如社交商务这样的自下而上的行为。
三元食品协同办公系统的应用过程也同样符合这样的情形。“待处理文件提醒、审批留痕等功能都是在实际应用的过程中提出来的，然后交给技术人员进行逐项的实施。”
三元食品协同办公平台项目经理马满生说，“这套系统我们使用得比较得心应手，就是因为最终用户参与到开发过程中，结合自身的工作特点和需求对系统进行了优化。”
三元食品信息部经理张铁军则表示，选择IBM Lotus Domino正是由于它的易用性和可开发性。“办公自动化系统的后续调整工作会有很多，随着企业的发展会不断增加新功能，所以我们尤其强调办公自动化系统一定要我们自己可以开发，而且很容易开发和维护。”
协同办公平台不是一蹴而就的项目。马满生表示：“做这个系统时，我们进行了大量的投入，同时我们也正在培养一个好的团队。协同办公系统的成功应用，对提升公司的业绩很关键，所以我们还会继续努力地去做，不断地进行调整和完善。”
智慧协作显效
目前，在第三方协同办公方案的协助下，在三元食品内部，基本的公文流转已经完成了电子化，目前三元食品总部所有部门均使用了财务管理模块；预算管控也已初见成效，目前可以进行电子化的内控制度大部分已通过办公平台进行管控。
此外，三元协同办公系统使用一年多后，公司运营效率显著提升。根据数据统计，目前，三元经营管理流程中最复杂的合同申请流程效率提高了 170%，目前只需 8天，就能完成合同申请的相关审批，而之前手工审批合同需要 14～21天；从财务相关单据效率分析方面看，目前付款申请可以在 4～5天内完成，而之前的手工付款一般需要 5～7天；从预期处理时间分析方面看，根据目前主要使用的几种表单的效率分析，这些表单的处理效率预期可提升20%～30%左右。
在整个项目实施过程中，三元食品对信息化建设的重视与推进力度有目共睹。
与此同时，越来越多的企业也和三元食品一样，在向社交商务转型的过程，逐渐意识到：协同办公平台系统的建设不仅仅是简单的办公自动化的应用，将公司现有的各个信息系统通过协同办公平台进行集成、建立统一的管控平台，在企业充分释放信息化能量的整体战略中也发挥着举足轻重的地位。
写在最后
在现代企业中，与现代化的生产、物流、办公环境相匹配的，应该是现代化的管理方式。协同办公、ERP这样的信息化应用在企业中不仅扮演着降本增效的角色，更成为规范业务流程、改进企业管理方式的工具。
在三元食品这样的“老国企”，我们看到，信息化带来的办公方式和管理方式的转变，让其焕发出高效、快捷的新活力。
当然，在协同办公这个典型的信息化应用中，第三方系统实施企业也为三元食品量体裁衣，基于其现状建立了一个全面支撑各类业务与各个组织、制度与流程固化、灵活适应业务变化、保障业务正常运行并具备移动办公能力的平台，帮助其实现了高效快捷的管理与协作。
