环境保护档案管理规范 环境监测
刘培杰
摘 要：本文就健全档案机构、建设一支稳定的环保监测档案管理干部队伍，加快人才培养，全面提高档案干部素质，加强档案的动态管理，为环境保护提供法律保障，稳步推进计算机技术在档案管理中的应用 ，抓好数据库建设，推行档案工作规范化标准化，正确处理好档案保密与利用的关系，适应环保垂直管理的需要，提高环境监测档案网络管理的整体水平等提出对策建议。
关键词：环境；监测；档案；管理
中图分类号：X830 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）07-0190-02
环境监测档案是记录环境监测发展历史，研究未来工作的重要载体。当前环境形势严峻，环境保护监测任务十分艰巨。做好环境监测档案工作，对于推动环境保护事业发展具有重要的意义。环境监测档案已从起步阶段步入稳步发展阶段，逐步实现规范化、法制化、科学化，基本形成了符合自身发展规律的环保监测档案事业体系，在国家经济建设和环境保护工作中发挥了重要作用。
1 环境监测档案的特点
1.1 专业性
环境监测档案是环境监测工作全过程的记录和存在形式，从项目的规划实施方案，从合理的布点，到样品的采集、运输、保存、前处理质量控制，分析监测，数理统计，综合评价，直到报告形成。所以利用环境监测档案的主要对象是专业技术人员。例如：环境监测的全过程所形成的技术档案，主要对环境质量的优劣进行评价，对环境监测技术工作进行总结，为主管单位及政府的综合决策提供依据。
1.2 准确性
环境监测档案反映了科学活动的历史，反映了环境监测技术发展的现状，必须始终保持与环境监测的一致性。如：例行监测原始记录档案，综合技术档案，环境仪器设备档案，质量控制档案，污染源监测档案，委托性监测档案等，都要作相应的调整、修改或补充，使档案与实际相符，有依据，有凭据。
1.3 成套性
环境监测档案是环境监测工作的每个阶段形成的科技文件、技术材料的综合，对于提供利用具有很强的针对性和主动性。
2 环境监测档案存在的问题
环境监测档案取得长足的进步，但环境监测档案管理的整体水平仍然较低，不能适应环保事业发展的需要。
（1）环境监测档案干部队伍不稳定，档案人员管理能力和专业素质需要进一步提高。部分单位档案人员更换频繁，兼职过多，影响档案工作正常开展。
（2）环境监测档案基础设施建设投资不足。部分单位领导不重视档案工作，档案经费没有列入单位投资计划，基础设施落后。
（3）利用计算机进行档案辅助管理刚刚起步，多停留在单机录入和利用数据库检索水平上，尚未实现网络化的信息管理，不能适应信息时代发展的需要。
（4）环境监测档案信息开发利用率低，深层次开发少，不能及时有效地服务于环保事业和国家的经济建设，是环境监测档案工作中亟待解决的重要问题。
3 环境监测档案管理的对策建议
为搞好环境监测档案管理，本文提出如下对策建议：
3.1 健全档案机构、建设一支稳定的环境监测档案管理干部队伍
各级环保部门要依据《档案法》加强档案机构建设，保障档案管理职能到位。机构与人员的配备要以能履行档案工作和对本单位及本地区环保档案工作监督、指导的职能为原则。要配备专职档案人员，并保持档案管理干部队伍的相对稳定。
3.2 加快人才培养 全面提高档案干部素质
通过各种形式的培训，对档案专业技术人员实行继续教育，提高档案干部的综合管理素质和业务工作能力，拓宽知识面，树立改革意识，主动服务意识，掌握档案业务的工作方法和规律，提高现代化管理技能和综合管理能力，培养既有档案专业知识又具有环保专业知识、能运用现代化管理手段的档案干部队伍。
3.3 加强档案的动态管理，为环境保护提供法律保障
档案要及时备份和更新，逐步建立一套与《档案法》《环境保护法》及其相关标准规范相适应的档案体系，工作业务规范和技术标准。
3.4 各级环保部门要把监测档案工作纳入目标责任制，统筹安排，加大对环境监测档案工作的支持力度
将档案工作所需经费纳入单位财政预算计划，确保必要的资金投入，保证监测档案工作正常开展的业务经费及档案人员培训、基础设施建设的必需费用。
3.5 稳步推进计算机技术在档案管理中的应用
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。
3.6 抓好环境监测档案数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于环境监测档案数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立环境监测档案数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，环境监测档案数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3.7 推行档案工作规范化标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
3.8 正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此產生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
3.9 适应环保垂直管理的需要，提高环境监测档案网络管理的整体水平
随着我国对省以下环境监测站实行垂直管理，对环境监测档案管理提出了更高的要求，环境监测档案目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的挑战。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学科自身的内涵。引进先进的科技理论与手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题；解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题；解决电子文件的收集、管理与利用问题；解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题。
进一步加大吸收创新力度，创新与完善已形成的档案管理网络，充分发挥大区环保档案协作作用，增进省际、区际间的沟通与联系，以典型引路示范，形成互相推动力量，提高环境监测档案管理的整体水平。各级环保部门要把档案管理现代化纳入办公自动化管理，同步规划、统筹安排，配套实施，努力实现档案信息数据的收集、处理、加工、检索、传输全过程的计算机化及计算机网络化管理。
