新疆企业OA办公系统流程管理须落实
张云霞
摘 要：企业管理随着信息化进程的不断深化，相互合作，协同办公、应用软件的应用已深入人心，信息的交流和互换更加透明、开放、快捷，且对现代办公提出了更全新的需求，随时随地的移动办公更是演变成为一种社会化的刚性需求。工作流系统正是协同应用软件的核心，它使企业运营更加高效、稳健、规范、提高工作的执行力和准确度。本论文通过OA工作流程的设计实际开发应用，对OA工作流程的表单和流程制作开发过程做进一步分析，图表结合便于理解应用，同时将实际工作中流程开发的一些实用技巧和注意事项都一一罗列，分析解决实际问题，希望对其它相关企业办公流程开发人员设计时作参考。
关键词：办公OA流程；创新；实践
中图分类号：F426.92 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）06-0093-02
信息化的发展已非常明顯地改变着人们的生活、学习的方式，更改变了人们的工作方式。企业管理随着信息化进程的不断深化，相互合作，协同办公、应用软件的应用已深入人心，信息的交流和互换更加透明、开放、快捷，且对现代办公提出了更全新的需求，随时随地的移动办公更是演变成为一种社会化的刚性需求。而路桥施工企业大都是在野外施工，施工地点较偏僻，工作场所流动性大，不固定，施工面广线长。企业所管理的各公司、各项目、各部门文件、资料等信息的上传下达速度相对较慢，企业管理难度大。而办公OA工作流系统正是路桥施工企业协同办公应用软件的核心，他的使用可以推动企业更加高效、稳健、规范的运营，能大力提高工作企业的执行力和准确度。
1 OA系统运行操作管理
Office Anywhere 工作流系统简称为OA工作流系统，OA系统中的公文称为电子公文，电子公文与纸质文件在企业范围内具有同等效力。各部门、各项目可以将电子公文作为企业内部事务办理的依据。
企业员工应熟练掌握OA系统的操作方法，OA系统在实际业务使用时，应遵守下面规定：
（1）通过OA系统发布的信息，发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。
（2）应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件内容完整准确，并对所发布的内容负责。
（3）应保证OA系统处理办公业务的响应时间，但凡在网上公文处理流程所涉及到的工作人员，在处理文件的时间原则上不超过2个工作日，如有请假、培训、出差等特殊原因离开时，须通过OA流程系统中委托工作中指定相关人员代为办理。
（4）OA系统用户登陆密码应经常更换修改，并严守秘密，以防止他人存心或不小心对流程系统数据库获取相关重要信息，滥发电子邮件、短信、恶意增删资料或干扰公司公文、资料信息的正常运转。
2 工作流的原理
Office Anywhere工作流系统简称为OA工作流系统，何为工作流，简单地说就是把一项工作有计划地分解为多个分步骤，由多人各付其责协同来完成这项工作，犹如我们比较熟悉的工厂流水作业生产服装的。上一个环节完成，再进行下一个环节……所以各个环节的协作性、时效性显得尤为重要。OA工作流系统由表单和流程两个重要元素构成。（1）表单：是与公司工作有关的数据的载体，类似于我们传统工作中的纸质版工作单，纸质工作单上的手写数据通过表单上的各类实际控件使其正常运转执行；在表单以外相关位置，通常可以通过上传附件，传送一些相关数据和信息资料，以便于更好地完成工作流程。（2）流程是工作过程和环节的描述，流程中由工作的多个步骤组成，每一步骤由系统管理员按事先指定的经办人填写指定的表单控件内容，参与的各指定人员都不能跨越这个权限，体现了一种制度和规范。工作流就是多人有计划地按指定步骤协同完成一项工作，各参与经办的人员按顺序依次填写同一张表单，或者在同一表单上填写相关会签意见，传送一些附件内容，在企业日常工作流设置中，不同步骤的主办人对有无上传附件的权限，都可以单独进行设置。
2.1 表单设计
（1）表单分类：进入系统管理→工作流→工作流设置→分类设置，新建表单分类。表单分类更方便表单的管理，也方便了表单的查找，同时，根据表单分类的所归属的部门，实现设计表单分类依照部门独立管理的目的。
（2）表单设计：表单基本样式设计可以使用office的word工具，同时也可以使用网页工具制作提前把设计好的表单基本样式做好，制作完成后的表单样式按步骤导入系统中，可以也用Office自带的Word设计样式做好后直接复制，粘贴到表单智能设计器中，最后按需在相应位置添加表单控件即可。
2.2 流程设计
（1）流程分类：进入系统管理→工作流设置→分类设置，设立流程分类。流程的分类更便于流程的实际管理。不同性质的各种流程依据类别放在不同分类下，实际工作中方便了流程的精确查找。同时依据流程所属部门分类的不同，实现了流程分类按所属部门进行独立管理的目的。
（2）设计流程：用于设计流程在实际工作中的应用。
（3）流程管理Office Anywhere 2013工作流采用全新的设计流程向导模式，可以使工作流设计过程简化，同时将流程定义的相关操作统一在同一页面，用户可以一目了然。进入OA系统→系统管理→工作流设置→设计流程，就可以对各流程进行定义和管理。
2.3 流程设计器
（1）流程设计器用来设计流程的步骤走向，是流程最重要的操作。流程设计器提供了两种显示方式分别为图形视图和列表视图。
（2）流程的类型。流程分为两种类型：固定流程和自由流程：
固定流程：顾名思义为固定步骤组成，通常由流程设计人员（管理员或其它指定人员）事先定义好，用户在使用中必须按照事先定义好的步骤进行转交，每个步骤由具体哪些人办理都是原来事先做好的。参与办理流程管理环节的人员决不能超越自己的权限办理。
自由流程没有必要事先定义流程步骤，只需按指定流程发起权限，有流程发起的用户就可以建立相关流程的工作，用户自己主观的判断进行流程的转交，包括下一个步骤由谁来办理，可以具体填写哪些基本内容，都是在流程转交时设置的，而并不是事先定义好的。
固定流程中每一步骤经办权限、可写字段都需要事先指定，还要指定下一步骤以及转入转出条件等信息。固定流程的第一个步骤（序号必须为1），前面设定的具有经办权限的用户，才有权限新建该流程的实际工作，通常在工作流→新建工作页面才能看到相关流程；自由流程不需步骤设置，流程发起权限需要设定好。应该特别注意的是：如果找不到新建工作，固定流程的类型，就是第一步骤的经办权限设置的不合适或没有设置，或第一位步骤的序号不是1；类型的另一种自由流程，就是由于流程发起权限没设置好。
通过工作流下工作查询都可以进行查询执行中的工作和已完成工作，但首先是对流程查询有权限的用户和有需要工作查询的菜单权限的用户，系统默认的所用户都可以在过工作流下工作查询页面查询自己办理过的工作。
任何流程可以由流程管理人员指定管理人员、监控人员、查询人员。工作流下管理人员有工作查询和工作监控页面的用户，可以对管理的工作进行结束和删除操作，在工作流下的工作监控那一页面可以对监控的工作进行转交、委托操作、查询人员和监控人员都可以查询该流程全部工作。特别就应注意：管理人员和监控人员在工作监控页面只可以监控执行的工作，对于管理流程权限（权限类型包括：管理、监控、查询、编辑、点评），OA系统管理人员必须设计流程下的管理权限中去设置。
3 OA系统设计原则
3.1 实用性原则
系统以用户（如系统管理员、各公司、各部门、各项目等）所需为目标，用户使用方便，工作准确度、专业性、工作效率提高为原则。
3.2 易用性原则
结构使用户不必安装客户端就可以使用系统，受客户端以及不受地域限制，免除了非专业人员尤其是普通员工安装系统与高效、实时工作的困难。
3.3 先进性原则
本流程系统设计能满足企业内部办公的广泛需求。在充分应用现有成熟的软件开发技术、计算机技术、网络技术，为企业用户提供高性能的系统。
3.4 安全性原则
系统设计过程中对安全机制充分考虑，加强了操作权限的设置与管理。采取对权限多级限制，确保系统稳定、安全可靠。
3.5 实时性原则
在系统中的所有数据都一律采用实时处理方式，例如消息的传递、投票管理、日程的安排，、考勤的统计等，确保了数据的有效性和及时性。
3.6 经济实用性原则
整个系统的建立充分考虑到实际业务操作的实用性和响应速度。前台操作直接应对用户，快速处理，及时响应。后台管理系统能对大量数据进行分析和处理时，充分分析考虑系统的响应速度。在设计系统时，尽量利用已有的设备，僻免给企业带来不必要的浪费。
4 OA流程設计中应注意问题
（1）word设计表单复制粘贴到智能设计器表格变宽的解决办法：在word中将表格固定列宽，再粘贴到智能设计器。
（2）在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。
（3）可以选中控件，点（居中）键，可以使控件位于表格中央。
（4）如果设计人员想要改变表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但必须保持原控件顺序，由上到下，由左到右排序原则）。
（5）应特别注意特殊的控件，文字格式设置中，当打印表单时，控件所处的位置，显示的是实际输入的文字，对文字格式如果不够满意的话，重新设计表格通常费时费力。解决此问题有一个小技巧。具体操作：可以在word中随便输入几个字.如：“正确”，字体的格式设置好。复制粘贴到表单设计器的控件哪边；然后把控件拖放到“正 确”这几个字的中间，再删除这几个字，这样最后打印时，控件所输入的文字就会和所设定好的格式相同了。
（6）请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。
（7）修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。
（8）控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。
（9）同类控件不建议使用复制粘贴的方法快速添加，最好一个一个添加。表单设计时控件名称绝对不能重复。
（10）在各种流程设计开发时，每个步骤的经办权限都要设置好，尤其是该流程的发起权限是由第一步骤的经办权限控制的，没有该步骤经办权限的用户在新建工作中根本无法看到这个流程的。流程设计人员可按部门、人员、角色进行选择，可以只设定其中的一项或多项，流程系统在流转时经办人的选择时，会按这三项的并集选择。
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