贺洪煜
【摘 要】近日，习近平主席在全国科技创新大会、两院院士大会、中国科协第九次全国代表大会上指出：“科技是国家强盛之基，创新是民族进步之魂”。由此可见，我国对于科技创新的支持与推动正处于一个前所未有的高度，各地的科研机构也逐步加大对科研课题的经费投入，如何用好管理好科研经费成为科研单位面临的一个重要课题。本文通过研究上海建工集团工程研究总院对于科研经费管理的现状，通过分析，设计一套具有精准预算、经费管控、量化成本的集团科研经费管理系统，达到建立健全科学、合理、规范的科研经费管理体制的目的。
【关键词】科研 经费 系统
1 科研经费管理的现状
工程研究总院作为集团所属研发机构，在2015年获得集团科研课题审批立项的数目占集团34家下属各子集团公司的21%，是集团技术进步和科技创新的重要平台，因此选取工程研究总院作为典型的系统需求设计对象。我在对总院的科研经费管理现状的调查中发现以下几个问题：
科研人员过多承担课题经费的预算编制、经费申请工作，经费管理意识较低。虽然政府科研机构已经把科研经费预算明细划分得十分细致，但对于科研人员来说加大了经费的管理难度，科研人员不得不把主要精力用在科研经费的预算编制及科研经费申请划拨的工作上。这样势必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同课题反复采购类同的设备，经费利用率低，容易造成浪费。
科研经费相关操作依靠人为既定流程执行，相关审批周期较长，经费管理难度大。目前，总院没有采用先进的信息化手段对科研经费进行管理，所有的表格、单据全部依靠打印后的纸面进行填报及签章。对于经费预算编制的审核也是通过集中会议评审的方式进行，审批效率低下且管理人员无法对预算编制的全局进行控制。财务人员对科研经费工作不够专业。由于没有专业化的科研经费管理系统支撑，科研人员仅注重科研项目进展而忽视了对经费的合理使用；财务人员并非管理科研经费的专门机构，对于科研经费的预算、核算等环节存在不科学、不规范的现象。
2 系统功能设计
2.1 系统的主要功能和目标
根据对工程研究总院的调研，集团科研经费管理系统应该具备的功能有：经费预算制定管理、经费支出管理、经费统计管理、经费预警推送，系统必须能够做到精准预算、经费管控、量化成本，实现科研经费使用的事前计划、事中控制、事后统计管理模式。
2.2 经费预算定制管理
经费预算制定管理主要解决两个关键问题：降低预算制定难度，增加预算制定的准确度。首先，在搭建系统前，科研人员与财务一起根据近几年的科研课题经费使用的实际情况加以总结提炼，配合系统开发人员生成一套科研课题预算编制模板。在新建每个课题项目时，系统可自动化生成科研课题的项目经费预算表，并且可以根据各类课题的类别选择不同的预算模板进行预算编制的预定义，这样就可以减少科研人员制定预算的难度。预算经费模板可以分为：项目年度预算表、资本性投入预算表、国内差旅费预算表、国际差旅费预算表、技术服务费预算表等。此外，系统可以生成科研课题经费预算科目与财会科目的关系映射。国务院各部委下达的科研课题“预算收支科目”与财务部门执行的《科学事业单位会计制度》中规定的“会计科目”的设置内容存在着一定差距，导致财务部门按会计核算提供的信息与按科研项目经费预算批复的可比性差[1]。所以，我们有必要去建立一个模型，即把各类课题的经费预算科目与企业会计科目之间的逻辑分别加以映射，并建立数据间的一一对应关系，这样就可以增加预算制定的准确度。例如：预算科目中的能源/动力费，对应会计科目中的水费、电费；预算科目中的境外专家来华合作交流对应于会计科目中的招待费等等。
2.3 经费支出管理
根据国内企事业单位及科研院校的调研，一般经费支出管理模式有四种：①从财务总账系统（全面预算系统、网上报销）中取出项目经费支出数据；②由财务人员按月填报各单位项目经费支出台账；③项目负责人按月或季度上报项目经费支出报告；④科研人员填报项目经费支出申请、科管、财务确认。从目前总院以及集团下属各单位的实际情况来看，基本都使用第四种方案。根据本人对工程研究总院的需求调研得出科研经费支出审批流程，目前实际涉及到整个经费支出流程的人员角色有：经办人（课题经费负责人）、综合办审核人员、部门领导或课题负责人、总院科研经费管理员、财务主管、总院领导、出纳等。整个审批流程环节较多，设计人员较广，流程效率低下，间接影响科研人员的研发效率。因此，科研课题经费管理系统必须能够改进整个经费支出流程的流转效率。例如，取消付款凭证的填写工作，改为请款人从系统中填报相关信息后，系统直接生成简明的付款凭证表格，提交后系统自动流转到下一相关人员审核/审批。此外，系统有一个重要功能：系统自动提醒请款人目前该项科目的剩余金额并且可以方便查询历史支取经费的金额，即请款人此次填报的金额不得高于剩余金额，这也省去了请款人、经费管理员、财务人员反复核查该项科目经费是否充裕。此外，系统还将提供经费支出余额提示功能，该功能经常在课题结题节点使用。
因此，系统必须实现基于科研预算的费用控制管理，通过网上报销的手段，实现经费支出的实时控制，在费用申请、报销、分摊环节提供预算管控模型，确保科研经费按预算支出。在系统的费用申请页面中，系统可以直接反映出当前课题中某个项目的经费使用情况，保证科研人员输入的金额每次都是有效的，从而提现了预算编制的指导性。
系统可以严格跟踪和汇报相关科研项目的经费使用情况和支出情况，从项目立项开始就必须有监管人员实时跟踪记录。对于项目实施過程中的每一个环节和每一个隐形项目支出经费都要保证手续齐全，并严格按照企业的流程和规范来进行，并通过建立监督机制，确保科研项目的经费处于可控制的状态。[2]
2.4 预算调整管理
为了加强科研项目实施费用的管理，更好得控制科研课题实施成本，上海市科委以及建工集团都有一定的相关规定，例如：项目（课题）预算总额调整，承担单位变更应当报市科委批准；项目（课题）总预算不变，由承担单位进行审批等。
为此，系统应该提供预算调整的申请及审批功能。为了简化整个预算调整的流程，所有申请材料必须都从经费管理系统中抽取数据，并让申请人上传预算调整的事由，包括分析数据、图表等科学依据的附件资料。根据本人对工程研究总院的需求调研得出 科研经费调整审批流程：部門科研经费管理员申请->总院科研经费管理员审核->课题负责人审批->公司领导审批->总院科研经费管理员调整预算。
3 系统建设的意义
承担科技研发的企业和机构建设科研经费管理系统的意义非常重大。第一，系统强化了科研经费管理制度，明确科研经费管理中的责任。各科研单位基本都颁布了自己的科研经费管理制度，但规章制度长期存在纸面化，人为干扰因素较多，真正能够严格落实较少，其中责任人也比较含糊，追责不到位。系统建立后，不仅可以是整个科研经费管理流程规范化，也能使流程中每个环节的操作人员落实到位；第二，课题经费分配使用更加合理，提高资金使用效率。由于系统中可以快速查询到每笔经费支出的额度、项目、时间，因此可以查询、经费余额警告提醒、支出占比提醒等，做到事前提醒，事后分析，资金严格按计划预算使用，有助于提高资金使用效率。第三，系统使得整个集团的科研经费使用情况透明公开，提高科研经费管理和使用的透明度。单位可以结合政府的信息公开制度对科研经费使用情况进行公开，逐步推动科研经费管理和使用过程的公开和透明度的提升。公开的对象和范围可以有所区别，包括在科研共同体范围内的公开以及向全社会的公开。可以公开的事项包括：科研经费的配置、科研经费的使用过程、科研机构的投入产出情况、科研人员承担项目、产出与申请奖励情况等[3]。
4 结语
科研经费管理系统还将与支出相关的合同进行关联，实现科研经费到款与科研合同之间的有效衔接。后期还可以考虑与集团的财务系统接入，减少科研人员以及财务人员工作量。当一个科研课题完成后，科研经费管理人员可以通过系统迅速做出财务报表，并进行相关财务指标分析，为科研管理决策提供可靠依据。当系统建成后，不但实现了信息共享，并且在科研人员、财务人员之间搭起了一座桥梁，实现了科研与财务的闭环管理。
参考文献：
[1]刘丹，徐海生，等.信息技术在建筑工程管理中的应用探讨[J].中国新技术新产品，2012（21）：238-238.
[2]陈秀云，黄海滢.企业科研经费管理使用的常见问题及对策探析[J].科技创新与应用，2015（18）：67-67.
[3]聂常虹，王丹.西方典型国家科研经费管理体制对我国的启示[J].《发展》，2015，4（3）：45-47.
