国家重点建设项目档案管理登记办法 档发字 15号 经济科技档案业务监...
林瑶++李磊
摘 要：军工项目档案管理是项目全周期管理中的重要环节，也是军工项目顺利通过竣工验收的基本保障。本文将基于军工项目全周期管理模式探讨项目档案管理工作中存在的问题并提出解决方案，为更好的推进项目进程从而发挥出项目档案的真正价值提供帮助。
关键词：军工项目；全周期管理；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）18-0230-02
十五以来，随着国家综合实力以及军事地位的提高，对军工科研生产单位的固定资产投入逐年增加，国防科技工业政府固定资产投资项目（以下简称军工项目）逐步呈现出投资额递增以及审批、管理、验收制度日趋严格的态势。作为军工项目全周期管理中的重要环节，项目档案管理既是项目建设依据、推进项目进程以及保证项目质量的重要手段也是军工项目顺利通过竣工验收的基本保障。其管理流程贯穿军工项目始终，是项目管理成功与否的直观体现，也是竣工项目后续维护、维修，改建、扩建等活动的重要依据。
然而，在军工项目档案管理过程中仍然存在一些不可忽视的问题，直接影响项目档案归档的准确性以及齐备性，本文将基于军工项目全周期管理流程，探讨项目档案管理工作存在的问题并提出解决方案。
1 军工项目全周期管理
1.1 军工项目定义
国防科技工业政府固定资产投资项目即军工项目，是指由国防科工局负责审批或审查后报国务院审批，全部或部分使用中央政府预算资金的固定资产投资项目，主要包含建筑安装工程和工艺设备仪器购置。
1.2 全周期管理流程
指对军工项目从立项、准备、建设、阶段检查、竣工、中期和最终审计、验收、交付及后评估的全周期管理。通常依照项目批复的建设方案，对建设周期内的采购、建安、费用以及环评、安评、职业卫生等各方面进行综合协调与控制，最终实现项目的建设目标。
大体可分为三个阶段，即项目前期、项目实施、项目验收。每一个阶段都由數个可交付的具体成果组成，以建设周期为36个月项目为例，其项目全周期管理流程如表1所示。
1.3 全周期管理流程中的档案形成
由于军工项目技术方案复杂、建设内容繁琐、专业涵盖范围广，涉及多个参与部门与多个主体。在项目进行的每一个阶段都会产生大量批复文件、论证报告、设备仪器合同及随机文件、工程施工文件等，作为项目建设的原始依据，被视为重要归档资料。概括说来，项目全周期管理过程中关键节点及形成的主要档案资料如表2。
2 军工项目档案管理存在的问题
尽管项目档案管理的重视程度逐年提升，国防科工局档案验收办法中明确规定“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一，未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收”，但是在军工项目全周期档案管理的过程中，仍存在一些不可忽视的问题，具体如下：
2.1 重项目执行，轻文件归档
军工项目的顺利推进离不开项目管理部门、科研生产部门、档案管理部门相关人员的分工合作，但在项目执行过程中，由于项目档案不产生直接经济效益，建设单位更多关注的是项目形象进度与完成投资是否按照全周期计划执行，而忽略了项目文件资料归档。比如在项目实施阶段，会产生大量的设备随机资料，而设备使用部门归档意识较为淡薄，有时甚至出于使用方便等方面的考虑，人为干预设备随机资料归档。这就使得项目文件资料的归档游离于项目全周期管理边缘，待项目验收阶段进行档案检查时，才发觉项目档案缺失，许多关键档案资料的归档无法追述，补救困难。
2.2 现行档案管理制度缺乏针对性及有效更新
尽管国家以及各大军工军工集团层面都出台了相应的档案管理制度，军工企业也根据际情况制定了适合本单位的档案管理制度。但是军工项目档案管理又有着其特殊性，例如项目档案归档周期长，项目档案资料涵盖专业广，涉及多部门参与归档等特点。如果依照现行的通用档案管理制度进行军工项目档案管理，往往不符合军工项目全周期档案管理的特点，造成大量事倍功半的影响。
并且军工项目管理流程也在不断改进和优化，项目管理涉及到的各部门职责经常发生变化，如果以旧的制度约束新的归档行为，就会出现档案管理规定与项目全周期管理流程相冲突的现象。
2.3 档案管理缺乏有力管控以及动态反馈机制
由于军工项目档案资料收集过程复杂，涉及多部门参与，因此档案收集工作是一项十分繁琐且专业性较强的工作。目前，大多数军工单位的档案管理部门承担着收集、整理、编录档案的职责，但是归档工作往往十分被动，常常是等到项目档案验收环节，才知道项目档案还有这些要求，这就会造成短时间内进行大量积压档案的归档，也不能保证档案收集的质量。
究其原因，是档案管理缺乏有力管控以及动态反馈机制。以设备采购为例，一台设备从签约到验收会产生大量的归档资料，这是一个动态变化的过程，需要实时监控并且及时向项目管理人员反馈档案资料收集情况，以通过合同条款约束供应商提供完善并且合规的归档资料。而现行的档案管理制度下，这一机制基本缺失，从而导致了被动的归档局面。
3 加强军工项目档案管理的对策与措施
3.1 增强全员归档意识并与绩效考核挂钩
军工项目档案管理工作不同于其它档案管理工作，根据军工项目全周期管理流程，需要多个部门参与其中，因此仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是远远不够的。只有加强宣传力度，提升归档意识，使项目总师到项目组的每一位成员都充分认识到项目档案归档的重要性并参与其中，才能有效地保证项目归档的完整性和准确性。
同时，在项目全周期管理的过程中，可以依据形成档案资料的重要节点设定考核标准，通过绩效考核约束参与归档的各个部门及时对已形成档案资料进行归档，减少档案归档存在的人为干扰因素。
3.2 制定切实可行档案管理制度
根据军工项目全周期管理流程制定适合军工项目资料文件归档的档案管理制度，并实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能，顺利推动军工项目档案资料归档。
并根据军工项目管理办法实施更新相应的档案管理制度，明确文件归档范围和整理标准，与项目实际相结合，为项目管理人员指明档案归档方向，节约时间和精力，提高档案归档质量。
3.3 项目管理部门设立专职档案员，实行项目档案归档动态反馈机制
军工项目档案管理随着项目的不断推进是一个动态更新的过程，这就要求项目档案的收集、归档工作应当随项目管理工作同步进行。目前，项目档案管理部门鲜有参与到项目建设的中，因此对项目建设方案以及项目进展情况案缺乏一定了解，很难做到与项目周期管理同步进行。因此在项目主管部门设立专职档案员，有利于项目档案管理更好的融入到项目全周期管理过程中，确保项目档案的系统性、完整性和有效性，从源头上对形成的项目文件材料进行控制。
同时，通过参与到项目全过程管理中，专职档案员可以及时向项目管理人员动态反馈项目归档情况以及档案材料缺失内容，有利于项目管理人员通过合同条款等方式有效约束合同乙方提供必备的材料归档，更好的推进军工项目管理进程，为军工项目建设提供有力依据。
4 结语
军工项目档案管理工作是项目管理的重要组成部分，也是项目建设的重要内容之一。我门应当充分重视项目档案的归档工作，使之与项目全周期管理工作有机结合，为推动军工项目整体进程更好的服务，为军工项目竣工验收打下坚实基础，最终发挥项目档案资料的真正价值。
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