...家.他的思想和实践是时代的产物,是科学知识、神秘哲学和神学的...
王寰
摘 要：本文以航天产品现行文件管理模式为研究对象，结合航天企业技术文件管理的多角度实践，通过对比传统文件管理流程与已经实施的数字化管理手段，从纸质文件数字化与文件管理流程数字化两个方面，全面分析总结现有文件数字化管理模式及其优势，并提出今后文件数字化管理的创新思路。
关键词：航天产品；现行文件；数字化管理
中图分类号：V423 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）06-0207-02
1 概念
1.1 航天产品现行文件
航天产品现行文件是航天企业在科研、生产及科学技术研究过程中形成的技术文件，包括设计文件、工艺文件和研究试验文件。由于航天企业的特殊性，航天产品现行文件既包含本单位产生的技术文件，又涵盖大量的航天系统内各单位间研制与生产的技术文件，以下简称“外来文件”。
1.2 数字化管理
本文探讨的数字化管理包含两个层面：
（1）纸质文件数字化。纸质文件数字化就是采用扫描仪或高拍仪等数码设备对纸质文件进行数字化加工，将其转化为存储在计算机，被文件管理系统识别的数字文本或图像，使其既能保持原貌，又可通过计算机被检索和获取，最大限度地实现资源共享和利用。数字化文件便于文件管理人员管理，更忠于文件的本质属性，利于提升信息资源的利用效率。
（2）文件管理流程数字化。数字化管理流程是指利用信息化手段，使电子文件（包含数字化后的文件）在创建、审批、综合审查、异质输出、晒蓝、借阅及销毁全生命周期中实现无纸化。数字化的管理流程简化了文件全生命周期中各节点的手续，提高了文件管理的准确性与高效性。
2 纸质文件数字化管理实践
北京精密机电控制设备研究所整合多年来管理实践经验，顺应文件档案数字化发现趋势，以外来文件为试点，已实施全过程无纸化管控。通过主管责任人全面承担外来纸质技术文件的接收审查、建立台帐、数字化处理、发起电子审批流程、电子文件自动推送、技术文件再利用等全过程管理，使外来纸质技术文件管控实现审批流程无纸化和发放利用无纸化。较传统的文件管理模式，外来纸质技术文件管控在以下几方面取得了突破：
2.1 减少文件流转节点，提高管理效率
传统管理中的文件的流转顺序为外来技术文件接收者（信息中心）--型号文件管理人员（信息中心）--部门文件收发管理者（助理员）--文件使用者（设计师、工艺师队伍等）。数字化管理中文件的流转顺序為外来技术文件接收者（信息中心）--文件使用者（设计师、工艺师队伍等）。文件流转节点的减少，优化了管理流程，避免了重复办理交接手续、影响保密安全等问题，大大提高了管理效率。
2.2 简化文件配套方式，降低人力和资源成本
传统管理中，文件管理部门（信息中心）在收到外来技术文件后，根据文件分发要求，必须对文件进行复印、晒蓝等配套工作后再下发。文件使用者使用后将文件归还文件管理部门，文件管理部门对文件办理销毁手续后，送保密处销毁。数字化管理中，信息中心在收到外来技术文件后，将纸质文件进行数字化处理，扫描或拍摄成电子文件，通过文件发放审批系统（文管通）的文件发放审批流程，将文件电子版发送到使用者办公主页。文件使用者可根据业务需要将该文件二次分发给相关人员，还可到文件管理部门借阅纸质文件。数字化管控省略了复印、晒蓝、催还、销毁、再利用等环节中人力和资源成本，提高了工作效率的同时，提升了信息服务的质量。
2.3 利用信息技术手段，创新数字化管控流程
传统管理中，文件流转全过程需各节点都要办理交接手续，导致文件题名、型号、编号等诸多属性信息反复抄录，各属性的电子信息也要手动录入文件管理系统（天鸿系统）。数字化管理中，通过对文件发放审批系统（文管通系统）与文件管理系统（天鸿系统）进行信息技术改进，只需文件接收者在发起电子文件发放审批环节，一次性录入文件全部属性信息，天鸿文件管理系统将自动同步抓取审批单中的文件属性信息，生成文件电子信息台帐，并面向用户开放。所内用户可通过登陆天鸿管理系统，查询、借阅纸质或电子文件。信息化手段的充分运用，创新了文件数字化管控流程，实现了发放审批流程、电子实体、用户查询、文件利用、文件管理等全过程的数字化管控。
3 电子文件数字化管理模式创新
鉴于多家航天企业已应用AVIDM文件管控系统，实施航天产品研试文件、设计文件从创建、审批、受控无纸化管理。北京精密机电控制设备研究所进一步提升信息技术手段，通过文件受控系统（AVIDM系统）、文件管理系统（天鸿系统）、文件利用系统（文管通系统）的数据集成，利用结构化挂接手段，实现航天产品设计、研试文件全生命周期的无纸化管理。
3.1 电子文件的全过程的数字化管理
传统的电子文件管理局限于文件管理者接收电子文件、输出底图、配套晒蓝、纸质换蓝以及各环节间大量的纸质台帐。文件管理者始终兢兢业业，为确保所科研生产的顺利进行付出了辛勤的劳动。而用户的借阅流程也较为繁琐：查询借阅信息--提出借阅申请--完成审批流程--领取纸质文件--接到换蓝提醒--纸质文件换蓝。
在新时期文件档案数字化的大背景下，我所信息技术人员通过提升信息化手段，实现天鸿文件管理系统与AVIDM文件受控系统的数字集成，取得电子文件无纸化管控的技术突破。文件管理者在天鸿文件管理系统中建立条目信息，在AVIDM结构树上识别对应的电子文件实体，完成结构化挂接。用户可通过“借图一卡通”文件借阅系统进行查询、电子审批、借阅电子文件。例如，用户进入所主页“借图一卡通”栏目，根据文件型号、阶段等属性查询文件信息；选择所借文件，发起“借阅审批”电子流程；经电子流程各节点审批后，用户即可在自己的审批单中浏览电子文件全文。如文件版本有更新，用户会收到温馨提示，以区别各电子文件所属的技术状态。电子文件利用避免了纸质输出、晒蓝过程中的不可控误差，简化文件利用手续，缩短利用流程时间，节约异质配套资源，提高各专业工作效率。
3.2 数字化管理流程的改进
3.2.1 电子换蓝提醒
针对传统现行设计文件的更改换蓝记录一直采用纸质台帐的方式进行管理，存在手工记录工作量大、信息记录不全、管理分散、蓝图漏换错换等问题，我所利用信息化手段实现自动通知借阅者到信息中心进行换蓝的电子提醒。文件管理者在天鸿文件管理系统中进行借阅文件条目信息与换蓝文件条目信息挂接，系统会自动在借阅者的办公主页上弹出“换蓝提醒”及相关信息，并强制阅读。电子更改换蓝，使现行设计文件蓝图的更新效率提升了5倍以上，根本上解决了人为因素造成蓝图错换、漏换的情况，清晰的电子记录确保了文件管理的准确性与责任的可追溯性。
3.2.2 电子销毁台帐
长期以来，现行文件的销毁审批记录一直采用纸质台帐的方式进行管理，容易出现因错记漏记导致帐物不符的情况，且文件销毁工作量大，重复性工作多，审批效率低。我所利用信息技术手段建立文件管理系统（天鸿）与文件利用系统（文管通）销毁信息数据库，文件管理人员通过采用结构化手段在文件管理系统中生成“文件销毁申请单”，进入电子销毁审批流程。数据库以三单产生的文件换蓝记录为信息源头，实现待销毁台帐的实时更新，流程审批完成后销毁单受控，所有受控完成的销毁台帐可通过关键信息进行检索查询。通过该管理方法的实施，改变了以往销毁各环节责任人手工签字确认的工作方式，变分散的纸质台帐为集中的电子台帐，全面提升了文件管理人员的工作效率与质量。
3.2.3 电子更改提示
航天产品设计文件纳入AVIDM系统管控以来，我所信息中心负责综合审查，并输出硫酸纸。为保证文件的正确性，文件管理人员须电话通知设计师到集中出图现场进行图纸校对。当设计师由于某种原因不能及时到现场校对时，导致图纸无法及时送晒和AVIDM任务无法完成。我所采用自主集成开发的方式，在AVIDM系统“集中签署与审查”流程环节获取设計文件信息、流程签署信息、人员权限信息等关键数据参数，形成数据包传递到文“天鸿”文件管理系统后台数据库中，进行设计文件的二次利用。当遇到需要设计人员配合的业务（如更改校对、军方签字、设计文件签署问题）时，直接将设计文件数据包通过系统级推送的方式发送至相关设计人员的“天鸿”登录界面，强制提醒其到集中出图地点进行图纸校对。与此同时，相关提醒操作及流程处理结果全部以电子台帐的形式进行记录管理，实现文件配置工作的规范管理与追溯闭环。
4 航天产品现行文件情境化利用构想
新时期现行技术文件利用正在从纸质为主向电子为主过渡，文件利用服务从被动查询向主动推送转型。情境化利用就是通过信息技术手段，实现科研生产任务在文件管理平台中的结构化分解，对潜在信息需求进行主动识别，借助知识关联挂接功能，自动提取相关知识成果，并以多媒体手段展现给用户，完成情景化推送服务，实现文件传统管理模式向情境化知识服务模式转型。航天产品现行文件的情景化利用主要包含两个方面：
4.1 结构化挂接
借助文件管理平台，管理者通过识别科研生产任务与受控文件的关系，将每一项科研生产任务与相关文件资料进行关联、挂接。依据设计师、工艺师系统已经建立的型号产品结构，按电子文件信息与所属类别建立知识关联目标树，形成知识主体挂接点。按型号任务与知识对象应用关系、规则，进行电子文件主体与目标匹配、耦合，形成两者间的知识应用关系。当匹配关系、目标、电子实体或是两者间的关系发生变化时，进行关联适配调整。
4.2 情境化推送
文件管理者通过进一步分析型号任务与文件信息应用过程、关键点，并将关键过程、关键点通过查询、判别分析等方式处理输入信息和输出结果，形成智能化单元，供用户高效使用。当用户向文件管理者提出知识需求并经过利用审批后，文件管理平台会自动抓取用户需求中指定文件的全部信息，并将与此任务相关的、经文件管理者结构化挂接的知识主动推送到用户的使用平台。此时，用户获取的不是单纯的电子文件，而是经文件管理者识别、挂接后的与需求相关的全部知识，并以多媒体的形式直观、生动的展示。情境化的推送为用户提供更便捷、广阔的利用资源，为科研生产任务提供更优质的知识服务。
5 结语
创新是任何事业发展的动力，也是档案专业发展的必要条件。经过我所档案工作者的不懈努力，图纸已不再是没有生命力的文件，而是充满活力的知识，是汇聚价值的财富。传统的文件管理模式正逐渐向数字化管理模式转化。“十三五”期间，在新时期档案工作思路的引领下，在大数据时代背景的感召下，我所档案事业将朝着无纸化、知识化、情境化大踏步前进。
