基于SaaS的中小企业信息化模式探讨
摘 要： 分析了SaaS系统以及中小企业开展信息化管理工作过程中存在的压力，如：资金压力；专业人才压力；规范管理压力；经营压力。研究SaaS系统应用在中小企业管理中的优势，即：减少企业的运行成本；降低了实施风险；降低企业的维护成本；推进信息化的进程。论述SaaS应用在中小企业管理中存在的问题，如：对提供商依赖问题；企业后期财务成本问题；企业的个性化需求问题；信息系统实施管理问题；数据安全问题。提出SaaS系统应用在中小企业中需注意的问题，即：从企业自身需要出发；谨慎选择SaaS服务提供商；经营管理流程优化；加强风险控制。
关键词： 云计算； SaaS系统； 中小企业； 信息化
中图分类号：TP393.09 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2017）08-97-04
Abstract： This paper analyzes the SaaS system， and the existing pressure in the process of information management in SMEs，such as： financial pressure； professional pressure； normative management pressure； operating pressure. Studies the advantages of SaaS system in SMEs management， i.e.， reduce the operating costs of enterprises， reduce the implementation risks， reduce the maintenance costs of enterprises， and promote the process of information technology. Discusses the problems existing in the application of SaaS in SMEs management， such as： dependence on providers； late financial cost； individual demands of enterprise； implementation and management of information system； data security. And puts forward the things to be concerned in the application of SaaS system in SMEs， i.e.， start from the enterprise's own needs； select SaaS service provider carefully； optimize the management process； strengthen the risk control.
Key words： cloud computing； SaaS system； small and medium-sized enterprises； informatization
0 引言
云計算是一种利用互联网实现即时、按需、便捷地访问共享资源池 （如计算设施、存储设备、应用程序等）的工作模式。计算机资源服务化是云计算重要的表现形式，它为用户屏蔽了数据中心管理、运行环境维护、应用程序部署等问题。通过云计算，用户可以根据其业务负载快速地申请或释放资源，并以按需支付的方式对所使用的资源付费，在提高服务质量的同时降低运维成本[1]。云计算技术不仅降低了企业的管理成本，也减少了企业在信息化方面的投入，使得企业的信息化进程加速发展。本文主要就面向中小企业的SaaS应用及中小企业基于信息化的管理中存在的问题展开讨论。
1 SaaS系统概述
云计算服务分为三层，分别是设施层（IaaS）、平台层（PaaS）、应用层（SaaS），其中SaaS（Software as a Service）是在互联网与软硬件技术高度发展后出现的新型软件应用模式，它是ASP（Application Service Provider，应用服务提供商）的发展，SaaS模式是应用软件提供商采用云服务模式，将应用软件统一部署在公用服务器上，客户可以根据实际需求，通过互联网向应用软件提供商在线租用所需的应用软件服务，并按使用服务功能的多少和时间长短向厂商支付费用的新型运营模式[2]。在SaaS 模式下，用户不需要购买软件，不需要自己设置管理软件运行环境，也无需维护软件及软件运行环境。对于中小企业来说，基于SaaS的信息化是一种性价比高的方式，它消除了企业购买、构建和维护软件及软件运行环境的投入，提升了企业的管理运营的效率。
2 中小企业信息化问题
大型企业在信息化方面既有高层管理意识优势，也有成功实施所需的资源，而与之相比大量的中小企业在信息化管理上则处于弱势地位，普遍面临着缺少资金、人才、技术等方面的困难，这些困难也在一定程度上阻碍了其信息化管理的实施。同时中小企业信息化又是提升其管理水平、降低运营成本和加强企业竞争力的重要举措，这使得在竞争环境中，中小企业对自身的信息化建设的要求不断提升，越来越迫切地需要实现信息化的发展。传统的信息化需要采购相应软件，并且建设软硬件运行系统，这会给中小企业带来很多压力。
⑴ 资金压力。现阶段，我国中小型企业普遍有资金压力大，资金短缺，IT预算非常少。近年国内外经济普遍疲软的大环境下，中小型企业更加困难，而信息系统建设又需要大量的资金投入和运行维护成本。
⑵ 人才压力。中小企业因为自身的技术水平的限制，企业的软硬件配置不够完善。信息化人才特别是既懂技术又懂业务和管理的复合型人才非常缺乏，很多专业人才因为薪酬较少且升迁空间有限而不愿意在中小企业就职。中小企业没有较好的工作条件来吸引高级专业人才与信息的人才，使得中小企业的信息化工作较难开展。
⑶ 管理规范压力。中小企业在管理方面存在着诸多的不规范，如业务操作流程、控制过程、决策制定，以及相关的财务制度不够合理。中小企业之中家族企业较多，企业的发展主要是根据老板的意志和相应的环境来改变，多数情况下没有对企业的生产经营活动做出合理的梳理。此外，信息化管理系统实施后，工作更加透明、规范、便于考核，使得员工们的行为受到约束，部分员工特别是高层管理容易产生抵触情绪。中小企业大部分为松散的管理模式，此类松散的管路模式不利于信息系统的顺利实施压力。
⑷ 经营压力。中小企业最大的问题在于，有着不够稳定的经营状态，其中经营的过程都是动态的。企业对自身经营的业务主要是跟随市场变化而变化，并且这些变化在自身的信息化建设之中也有一定的独立性。中小企业的业务总是灵活多变，由此，中小企业的信息化难以保持或持续。
3 SaaS对中小企业管理中的作用
SaaS模式是以在线租用为主，相对传统信息化的实施方式，SaaS系统应用在现代中小企业管理中，其优势主要体现在以下几个方面。
⑴ 减少企业的运行成本。传统的信息化模式，企业不但需要购买应用软件，还需要建设信息系统运行环境，如服务器、操作系统、数据库管理系统等，需要建设机房。而在云模式下，企业只需根据自己的实际需求，通过网络向应用软件提供商租用所需的功能模块，租金按时间及服务量计算，不占用过多的营运资金，不用考虑成本折旧问题。信息系统运行环境方面，用户可以通过租用来调整运算资源，不需要为短暂尖峰的需求而添置大量的运算设施。可以说，基于SaaS方式实现信息化相对于传统方式，可节约大量的工作成本。
⑵ 降低了實施风险。传统模式的企业信息化需要投入较多的人力物力，也容易受到场景不适应、经营管理不适应、人员不适应等方面的影响。而SaaS模式下，软件供应商和企业之间的沟通非常透明，服务质量也显著提升，不仅功能清晰、明确，且价格也合理，同时，还可以对一些有消费意向的客户提供先试后买的服务。这让用户对系统的功能有一个详细地了解，让他们对产品功能有直观体验，用户通过使用效果来决定是否应用相关系统，有效降低了企业在实施信息化过程中所面临的风险。
⑶ 降低企业的维护成本。传统模式下，操作人员通过电话咨询软件提供商，沟通方面存在一定的障碍；信息系统升级需要软件开发商派人实地安装软件，进行数据迁移，成本较高。在SaaS模式下，软件供应商可通过互联网查看客户的问题，快速找出解决方案，极大提高解决问题的效率，也降低了服务费。同时，SaaS模式下，用户可共用一套应用软件，软件提供商只需升级服务器端便可为所有的客户升级，对用户来说升级服务是经常的和透明的。
⑷ 推进信息化的进程。SaaS软件是即插即用（plug-and-play）的软件，整个商业运行的模式能够依托远程主机来完成，从而减少企业的投入成本，由此，最终推进企业的中小企业的信息化进程，实现了企业管理现代化的发展与提升。
总之，SaaS模式有利于中小企业信息化发展的因素有很多，信息系统的运行和维护由提供商来负责，降低了企业在整个信息化进程之中的困难和阻力，减少信息化建设资金投入，避免实施信息化的风险以及人才短缺问题。从长远发展看，SaaS具备的价格、快速实施和低维护成本等优势，必然推动着中小企业信息化越来越完善。
4 SaaS应用在中小企业管理中存在的问题
SaaS软件系统具备的价格、快速实施和低维护成本等优势能够快速推进企业信息化，但相对于传统软件，也有新问题和阻碍。
⑴ 对提供商依赖问题。传统信息化的模式，企业根据需要购买应用系统、自配技术人员、自建信息系统运行环境，信息系统实施后，对于软件供应商的有着较小的依赖。而SaaS应用模式中，企业的软件的建设、维护、数据管理都依赖于应用软件提供商，软件提供商的专业水平、能力、服务态度、质量都对SaaS系统的应用效果起着重大的影响。一旦软件提供商不能及时提供后续的服务，这就会对企业的正常运行产生影响，不利于企业的长足、稳定的发展。
⑵ 企业后期财务成本问题。传统企业信息系统前期投入后，后期运维成本有较好的可预测性。而SaaS系统一旦在整个企业之中实旋，便会形成对服务提供商的依赖，运营和维护成本也会随之增加。当前阶段SaaS服务的提供商开始时都是基于风险投资来实现早期运营，并以免费或低收费模式来吸引用户，后期赢利主要依赖收费模式、用户的数量、模块以及相关的时间进行。倘若计价模式发生改变，就会使企业后期财务投入不确定，企业无法实现对财务工作的有效管理。
⑶ 企业的个性化需求问题。虽然，SaaS有着广阔的应用空间，但是相关技术仍然处于起步阶段，市场的发展主要依靠应用提供商推动，还没进入用户的多样化的需求拉动阶段。每个企业各有其特性，很难有一个产品满足不同行业、不同发展阶段、不同业务模式的个性需求。个性需求的定制开发所需的人力、财力也背离SaaS模式的优势。SaaS应用提供商过度依赖市场使得软件服务呈现了扁平化，标准化的服务虽然能够实现利益最大化，但是难以适应不同企业的个性化需要。
⑷ 信息系统实施管理问题。传统的信息化实施非常注重项目管理，软件提供商会派专业人员到企业辅助项目实施，企业也会组成由高管带领的工作组，实时解决实施过程碰到的各种问题。SaaS模式下，应用系统提供商基于成本考虑，不能为每个客户安排专业人员上门服务，只能提供有限的技术支持，同时中小企业在缺乏自有IT人才下，可免费试用部分SaaS模块，项目管理呈空白和无序状态，增加了信息化风险。
⑸ 数据安全问题。传统模式下，企业的数据存储在自有软硬件系统中，企业主比较不担心数据泄密问题。SaaS模式下，企业的经营数据存储在应用提供商的服务器中，在相关法律不键全、网络整体不安全、技术追踪难度大、社会信任体制不建全下，说服企业将核心数据交给第三方平台将十分困难。由于近年来数据泄露事件频发，给企业带来巨大的损失，因此，企业在选择SaaS时，首先考虑的是安全问题能否得到保证，这也是SaaS运营商面临的主要问题。
5 中小企业基于SaaS模式实现信息化的有效路径
信息化能够提升中小企业竞争力，也是中小企业必须解决的难题，SaaS的优势给企业提供可以借鉴的模式，作为一种新兴的技术，SaaS应用中仍需要注意以下几个方面。
⑴ 从企业自身出发。中小企业的信息化建设需要从自身需求出发，对企业的经营情况和管理流程进行调查。需求调查可以分为初步调查和详细的调查两个方面，初步的调查阶段，应该对企业的客户需求、基础数据、运行状况和企业的经营管理开展调研。详细的调查应该从产品、渠道、应用和服务四个方面进行。此外，决定中小企业信息化的因素中，内部的思维意识、管理机制以及外部的市场环境、竞争环境和基础技术是必需考虑的因素。
⑵ 谨慎选择SaaS服务提供商。云计算是新兴行业，其技术及商业模式需要较长时间来验证，部分SaaS服务提供商的发展基于风险投资，在后续发展中，如果其不能稳定的占据一定的市场，生存将受到严峻的打击，其继续服务将被限制，甚至终止。SaaS应用与企业已有的信息管理系统集成难以实现，不同的SaaS提供商提供的应用也难以集成，企业选择某个SaaS应用提供商后，将会形成逐渐依赖。因此中小企业对于提供商的运营历史、成功案例、服务、信誉度、资质以及数据管理等方面应该进行合理的思考，并且分析企业的实际发展需要，谨慎选择SaaS服务提供商。
⑶ 经营管理流程优化。流程优化是从企业业绩出发，对现有工作流程进行分析、梳理、改善，打破企业传统部门壁垒，增强横向合作，进行提高企业运行效率、降低企业经营成本、提高企业竞争力。中小企业信息化的过程也是流程优化过程，中小企业的运营流程相对随意，限制于自身规模的发展，企业以信息化为手段对流程进行优化，从而达到促进企业管理决策能力提升的目的。在开展信息化建设之前，应在调查的基础上，优化企业的运营流程。
⑷ 风险控制。SaaS系统的特点决定了企业在应用的过程中一定面临着信息化风险中，小企业依赖SaaS系统进行企业管理，企业的命运就掌握在SaaS供应商的手里。一旦网络中断或服务器崩溃，就会殃及用户使用其系统。另外，如果SaaS供应商出现什么经营困难或者双方无法合作，也可能给用户带来意外的风险，比如数据无法导出、或无法移植到其他的平台，这一变故带来的损失可能会很大。另外方面是数据安全，数据在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成数据被盗、被删除或被改写等严重后果。除了需要SaaS供应商有能力保障资料不会在传输过程中丢失或被入侵主机的黑客篡改、窃取外，中小企业也需要及时对数据进行本地备份，核心数据不应完全依赖于某个特定的SaaS供应商。
6 总结
随着软件技术和通信技术的不断发展，SaaS技术成为提升中小企业的信息化管理有效途径，并且能够增强中小企业管理的科学与合理性。但在采用SaaS之前，中小企业需要先进行信息化规划，在理解企业自身发展战略目标规划的基础上，分析和評估企业管理现状，优化企业业务流程，结合所属行业信息化的实践经验，提出企业信息化建设的目标和战略。对于缺乏信息化人才的中小企业，可以委 托信息化规划咨询公司或聘请专家完成信息化规划方案。在应用提供商的选择上，优先考虑有实力、信誉好的服务商，一般实力强的运营商运维队伍的职业道德、技术水平都比较有保障。
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